Bezüglich Kosten würde ich mich an eurer Stelle mal bei den Jugendherbergen informieren. Die haben auch Einzel oder Doppelzimmer und das Essen ist echt gut. Tagungsräume werden kostenlos zur Verfügung gestellt. Wir fahren 2 mal im Jahr nach Hochspeyer und sind immer total zufrieden. Und wenn jemand einen Gruppenausweis hat braucht auch nicht jeder einen.